Assistente de administração de empresas

Descrição do trabalho

Estamos à procura de um Assistente de Administração de Empresas dinâmico para apoiar a nossa equipa, garantindo que o nosso escritório está sempre um passo à frente. Apoiará o VP de Administração de Empresas, ajudando o nosso escritório a funcionar como uma máquina bem oleada.

Sobre a tinta

A Ink é uma empresa de TI inovadora com sede na ensolarada Alicante (Elche), em Espanha. O portfólio diversificado de produtos da empresa fornece tecnologia de Serviço de Passageiros para a indústria de viagens em três canais - Desktop, Mobile e Self Service - a partir da nossa Plataforma Cloud. 

Fornecemos produtos e serviços de missão crítica a vários clientes internacionais do sector da aviação e os nossos sistemas trataram mais de 50 milhões de passageiros para mais de 100 companhias aéreas em aeroportos de todo o mundo.

Responsabilidades do trabalho

• Gestão e organização de escritórios: Gerir tarefas administrativas, tais como digitalização, cópia, impressão e arquivo, mantendo um elevado grau de precisão. 
• Ajudar na organização de reuniões internas e externas e na marcação de eventos.
• Organizar e preparar o serviço de catering, incluindo: preparar cafés, limpar a sala de reuniões, ajudar no serviço de catering, para reuniões e eventos realizados internamente.
• Manter o material de escritório e o stock de tinta organizados e o escritório a funcionar corretamente.
• Apoio departamental: Prestar apoio adaptável a vários departamentos, tais como Hardware e Finanças, ajustando as prioridades conforme necessário para garantir operações eficientes.
• Comunicação e coordenação: Atuar como elo de ligação entre as equipas e os parceiros externos, facilitando uma comunicação clara e operações contínuas.
• Viagens e logística: Organizar as viagens e o alojamento, assegurando a sua exatidão e pontualidade. 
• Gerir a coordenação das entregas recebidas e supervisionar a receção, incluindo o acolhimento de visitantes e contratantes.
• Gestão de activos e inventário: Acompanhar o hardware, manter registos precisos em folhas de cálculo, gerir o inventário do escritório e coordenar com fornecedores e empreiteiros para manter os níveis de stock bem conservados.
• Preparar o hardware e os consumíveis para os clientes, o que implica encaixotar e etiquetar o equipamento e acompanhar as encomendas.
• Funções de apoio ao PRL, conforme necessário.

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Experiência e qualificações

• Mínimo de 3 anos de experiência em administração/apoio comercial num ambiente de ritmo acelerado.
• Proficiência no Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, etc.) para gerir dados e documentação.
• Excelentes capacidades de comunicação e colaboração, com uma forte capacidade de trabalhar em equipa.
• Grande atenção aos pormenores e capacidade de organização; a precisão é fundamental em tarefas como a reserva de viagens e a atualização de registos.
• A fluência em inglês e espanhol é essencial, uma vez que irá interagir com clientes e fornecedores em ambas as línguas.
• Capacidade de ajustar as prioridades de forma rápida e eficiente à medida que as tarefas e as necessidades mudam ao longo do dia. 

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Ao seleccionar "Candidatar-se agora", não se esqueça de incluir o seu CV no corpo do e-mail e de indicar o título do emprego e o local a que se candidata na linha de assunto.